Cold email nasıl yazılır? B2B soğuk e-posta rehberi

İyi bir cold email'in beş parçası

Yanıt alan e-postaların neredeyse hepsi aynı iskelete sahiptir. Sıra önemli, çünkü okuyan kişi devam edip etmeyeceğine ilk iki satırda karar verir.

• Konu satırı: kısa, kişisel ve satış kokmayan bir şey. İki ila beş kelime yeter.
• İlk cümle: ona neden yazdığınızı gösteren tek bir gözlem. Şirketin yeni bir pazara girmesi, açık bir pozisyon ya da bir paylaşım olabilir.
• Sorun ve değer: onun rolündeki birinin yaşadığı somut bir sorun ve siz bunu nasıl değiştiriyorsunuz. Özellik listesi değil, sonuç anlatın.
• Kanıt: benzer bir şirketten tek cümlelik bir sonuç ya da rakam.
• CTA: tek ve küçük bir istek. 'Uygun olur mu?' gibi evet ya da hayırla cevaplanabilen bir soru.

Konu satırı ve ilk cümle

Konu satırının işi e-postayı açtırmak değil, spam ya da reklam gibi görünmemek. Büyük harfler, ünlem, 'fırsat' ya da 'ücretsiz' gibi kelimeler hem filtrelere takılır hem okuyanı soğutur.

İlk cümle 'Merhaba, ben X şirketinden Y' diye başlamasın. Karşınızdaki kişi sizin kim olduğunuzla değil, kendi işiyle ilgilenir. 'Ankara'da ikinci ofisinizi açtığınızı gördüm' gibi doğrulanabilir bir gözlem, e-postanın toplu gönderilmediğini hemen belli eder.

Uzunluk ve ton

İlk e-posta için 50 ila 120 kelime iyi bir aralık. Telefonda kaydırmadan okunabilmeli. Paragraflar bir ya da iki cümleden uzun olmasın.

Türkçe e-postalarda hitap önemlidir. İsimden cinsiyeti doğru çıkardıysanız 'Merhaba Ayşe Hanım' ya da 'Merhaba Mehmet Bey' samimi ve saygılı bir başlangıçtır. Yanlış çıkardıysanız e-postanın otomatik gönderildiğini ele verir. Bu yüzden listeyi kadın, erkek ve emin olamadığınız isimler olarak ayırın, her gruba kendi metnini gönderin. Emin olamadığınız isimlere hitap kullanmadan, sadece adıyla yazın.

Takip e-postaları

Yanıtların önemli bir kısmı ilk e-postaya değil, takiplere gelir. Genelde üç dört adımlık bir dizi yeter: ilk e-posta, iki üç gün sonra kısa bir ek, bir hafta sonra farklı bir açıdan bir fayda, en sonda da kibar bir kapanış.

Her takip yeni bir şey söylemeli. 'Önceki e-postamı gördünüz mü?' hiçbir bilgi taşımaz. Onun yerine bir müşteri sonucu, sektöre özel bir gözlem paylaşın ya da doğru kişinin kim olduğunu sorun.

Kişiselleştirme nereye kadar?

Her e-postayı sıfırdan yazmak ölçeklenmez. Hiç kişiselleştirmezseniz de yanıt alamazsınız. Pratik çözüm katman katman ilerlemek: listeyi tek bir persona ve sektöre daraltın, metni o gruba göre yazın, ilk cümleyi kişiye özel bir gözlemle açın.

Kampanyada tek bir persona olması, kişiselleştirmenin yarısını zaten halleder. Satın alma müdürüne ve CTO'ya aynı e-postayı gönderirseniz, ikisine de tam oturmayan bir metin çıkar.

Göndermeden önce kontrol listesi

• Liste doğrulandı mı? Geçersiz ve riskli (catch-all) adresler ayrıldı mı?
• Mevcut müşteriler ve açık fırsatlar listeden çıkarıldı mı?
• Hitaplar listenin cinsiyetine göre doğru mu?
• Her adım ilk temas için mi yazıldı? Daha önce yazışılmış kişiler için hazırlanmış bir metin yeni listeye kopyalanmadı, değil mi?
• Gönderim hesaplarında SPF, DKIM ve DMARC kayıtları tamam mı, günlük gönderim limiti makul mü?
• Kolay bir çıkış yolu var mı? ('İlgilenmiyorsanız yazmanız yeterli' gibi.)